EVALUASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN MELALUI PENDEKATAN HUMAN-ORGANIZATION-TECHNOLOGY (HOT) FIT MODEL DI PERPUSTAKAAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS GADJAH MADA YOGYAKARTA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada era globalisasi dewasa ini, perpustakaan menjadi salah satu tempat tujuan untuk mendapatkan informasi dari berbagai sumber. Perpustakaan saat ini bukan hanya tempat penyimpanan dokumen saja, melainkan sebagai pusat informasi dan sumber ilmu pengetahuan serta sumber belajar.

Sebagai pusat informasi, perpustakaan serupa dengan berbagai institusi lainnya yang memakai teknologi informasi untuk mengelola data dan informasi dalam kegiatan sehari – hari. Sistem informasi lebih banyak dihubungkan dengan penggunaan sistem komputer di dalam kegiatan manajemen. Sistem informasi sebagai teknologi sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari semua organisasi.

Penggunaan teknologi memerlukan
pengaturan dan pengelolaan yang bersifat khusus, sehingga sistem ini biasa disebut sebagai “manajemen sistem informasi”. Di dalamnya terdapat berbagai kegiatan mulai dari perencanaan sistem, perawatan, sampai pengukuran kinerjanya. Dalam sistem informasi diperlukan perangkat lunak dan perangkat keras serta manusia sebagai operatornya. Komponen – komponen di atas harus saling berhubungan agar kegiatan perpustakaan dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Untuk mengetahui apakah komponen – komponen sistem informasi berjalan sebagaimana mestinya, mesti memerlukan proses evaluasi. Ada beberapa macam model evaluasi untuk sistem informasi. Diantaranya adalah Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model. Yusop, et al (dalam Eris L, http://simkesugm06.wordpress.com) menyatakan bahwa model evaluasi sistem informasi dengan HOT Fit model menempatkan komponen penting dalam sistem informasi yakni Manusia (Human), Organisasi (Organization) dan Teknologi (Technology). dan kesesuaian hubungan di antaranya.

1.2 Sejarah Perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis UGM

Perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Gadjah Mada merupakan bagian dari unit pendukung kegiatan akademis di Kampus FEB. Perpustakaan ini memiliki dua lokasi: Unit 1 (terletak di lantai pertama, di sisi utara bangunan program sarjana) dan Unit 2 (terletak di lantai pertama bangunan dan doctor lulusan program). Perpustakaan Unit 1 adalah khusus untuk layanan administrasi, keanggotaan dan sirkulasi (koleksi buku), dan Unit Perpustakaan 2 dirancang untuk majalah, referensi dan koleksi tesis jasa.

Perpustakaan ini didirikan pada tahun yang sama dengan pendirian fakultas pada tahun 1955 dan terletak di UGM Central Building (Balairung). Dalam tahun-tahun awalnya, sampai pada pertengahan 1960, bertindak sebagai kepala perpustakaan adalah Prof. Dr. Sukadji Ranuwiharjo, MA. Dalam periode itu, fakultas memiliki kerjasama dengan University of Wisconsin, AmerikaSerikat yang terkena dampak dalam peningkatan koleksi perpustakaan dan dosen tamu untuk mendukung proses pembelajaran bagi siswa. Perpustakaan menerima banyak koleksi buku dari Rockefeller Foundation, selain dari dosen internal dan civitas akademika.

Perpustakaan ini memiliki lebih dari 25.000 eksemplar koleksi dicetak dalam berbagai tipe seperti buku (monograf), jurnal, majalah, suratkabar, serial, majalah lain, dan publikasi penelitian. Selain itu, ia memiliki koleksi ribuan pada sumber format digital, terutama suplemen buku, data statistik, jurnal, dan yang baru adalah tesis (mahasiswa dan lulusan tesis) sejak tahun 2006. Semua koleksi digital yang disimpan di CD / DVD, dan pada tahun 2008 perpustakaan menyediakan aplikasi web untuk mengakses abstrak dan teks penuh, disebut EBDL (ekonomi dan bisnis perpustakaan digital). Kemudian, pada tahun 2008, semua koleksi tesis telah digitalisasi.

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, dapat ditarik rumusan masalah sebagai berikut:

1.3.1    Bagaimanakah kesesuaian antara Human-Organization-Technology (HOT) FIT Model dalam penerapan sistem informasi perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Gajah Mada Yogyakarta?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Kesesuaian antara Human-Organization-Technology (HOT) FIT Model dalam Penerapan Sistem Informasi Perpustakaan FEB UGM

Sistem informasi perpustakaan adalah aplikasi atau software yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan di perpustakaan. Adapun pekerjaannya dilakukan secara berulang – ulang. Aplikasi yang digunakan di perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis S1 UGM adalah SINTESIS. Software ini merupakan pengembangan dari SIPUS. SIPUS merupakan system informasi perpustakaan berbasis desktop dan berbayar. Seiring meningkatnya kebutuhan, maka ada inisiatif yang dilakukan fakultas untuk memodofikasi software ini. Alhasil pada tahun 2008, SIPUS berevolusi menjadi SINTESIS. SINTESIS sendiri merupakan akronim dari Sistem Informasi Terpadu Ekonomi dan Bisnis. Software tersebut berbasis web base, dengan bahasa pemrograman PHP.

Konsep HOT mempunyai komponen utama, yaitu Human, Organization, Technology serta hubungan diantaranya. Komponen – komponen tersebut bila dihubungkan maka dibagi kedalam 3 hubungan, yaitu Human – Organization, Human – Technology, Organization – Technology. Sebagai hasilnya maka fit model dari ketiga hubungan tersebut menjadi jawaban apakah system informasi yang digunakan telah sesuai dan layak diterapkan dalam suatu perpustakaan.

2.1.1        Human - Organization

Human atau pengguna merupakan komponen penting di dalam suatu perpustakaan. Elemen civitas akademika FEB UGM yang menjadi human atau user dalam konteks ini secara umum antara lain mahasiswa, dosen, dan peneliti.

Organization merupakan jantung dari sebuah perpustakaan. Organization disini berpijak kepada perpustakaan dan pustakawan. Elemen ini dapat dikaitkan dengan komponen user agar dapat diketahui seberapa besar tingkat kesesuaiannya.

Salah satu indikator penilaian kesesuain hubungan Human – organization dapat dilihat dari komunikasi diantara pemustaka dan pustawakan. Komunikasi ini bersifat penting karena langsung menghubungkan antara pemustaka dengan pustakawan. Manajemen organisasi dalam suatu perpustakaan dan kemampuan pustakawan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka pun menjadi penilaian tingkat kesesuaian dalam model ini.

Dari hasil wawancara yang dilakukan kepada salah satu mahasiswa FEB UGM yang bernama Dewi Ambarwati sebagai pengguna atau human dalam konsep HOT, memaparkan bahwa, komunikasi yang terjalin antara pemustaka dengan pustakawan cukup baik. Petugas diperpustakaan bersikap ramah dan cepat tanggap terhadap suatu permasalahan.

Jika dilihat dari hasil wawancara yang dilakukan dengan kepala perpustakaan FEB UGM, Arif Surachman SIP,, beliau memaparkan manajemen organisasi diperpustakaan sudah berjalan sebagaimana mestinya. Pustakawan di perpustakaan unit ini berjumlah 9 orang. Luas perpustakaan yang tidak terlalu besar, hanya kira – kira 250 M² memberikan kemudahan tersendiri kepada petugas untuk mengontrol aktivitas dan melayani pemustaka. Dukungan dari fakultas terhadap perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi mahasiswa pun cukup baik. Hal ini dibuktikan bahwa ketika ada mahasiswa yang mengusulkan buku yang diminta, maka perpustakaan dengan sigap akan memenuhi permintaan tersebut. Bahkan dipaparkan pula, untuk memenuhi kebutuhan pemustaka, perpustakaan sering kelebihan dana.

Dengan demikian, hubungan Human – Organization telah sesuai dan dapat dikatakan layak dalam suatu perpustakaan.

2.1.2        Organization – Technology

            Di atas telah diungkap gambaran organization dengan human. Dan didapatkan hasil yang cukup baik serta terjadi kesesuaian diantara keduanya. Tahap berikutnya adalah hubungan antara organization dengan technology. Sebagaimana pemaparan yang telah dijelaskan, technology disini mencakup system informasi yang dipakai diperpustakaan. Tidak berhenti disana, teknologi juga meliputi fasilitas elektronik yang tersedia diperpustakaan untuk menunjang dan memudahkan kinerja pustakawan.

Jika organization adalah pustakawan dan teknologi adalah system informasi, maka dapat dilihat bagaimana pustakawan menggunakan system informasi SINTESIS. Apakah dengan sistem ini memudahkan pekerjaannya dan sejauh mana manfaat dari system informasi yang digunakan.

Dari hasil wawancara yang sama, narasumber memaparkan secara umum penggunaan SINTESIS berjalan dengan baik, hanya saja kesalahan yang dilakukan oleh pustakawan dalam menginput data bibliografi sehingga data tersebut menjadi ganda. Selain itu masalah lain yang sering ditemui adalah tentang status buku. Seringkali dalam database buku berstatus tersedia, padahal yang sebenarnya adalah digudangkan. Hal ini sebetulnya bukan kesalahan dari sistem, namun kurangnya ketelitian yang dilakukan oleh pustakawan dalam proses weding koleksi perpustakaan sehingga berdampak kepada human atau pengguna perpustakaan. Masalah lain yang ditemui adalah dalam system belum terdapat modul stock opname, menjadikan pustawakan merasa sedikit kesulitan. Tidak terpasangnya Visitor Counter untuk mengontrol dan mengetahui statistik pengunjung juga menjadikan kesulitan bagi perpustakaan untuk melihat data ril di lapangan mengenai statistik pengunjung perpustakaan. Sebenarnya Visitor Counter sudah tersedia didalam system, namun disebabkan beberapa faktor menjadikan system ini dihilangkan. Terakhir adalah belum adanya modul untuk layanan reservasi atau pemesanan. Sehingga berimbas kepada user. Karena perpanjangan terus dilakukan dan pemesanan belum tersedia, banyak pengguna lain yang sukar mendapatkan kesempatan untuk meminjam koleksi tersebut.

2.1.3        Human – Technology

Dari hasil wawancara dengan pengguna, didapatkan beberapa data mengenai kesesuaian antara Human dan Technology. Pengguna yang berkedudukan sebagai Human di perpustakaaan ini belum bisa melakukan peminjaman secara mandiri karena keterbatasan ruangan dan perangkat teknologi di perpustakaan. Selain itu pengguna juga pernah melakukan komplain mengenai masalah sort messages service (SMS) yang memberikan notifikasi keterlambatan pengembalian buku. Dalam masalah tersebut mahasiswa atau pengguna meminta perpustakaan untuk melakukan notifikasi satu hari sebelum waktu peminjaman habis. Namun dikarenakan pertimbangan biaya yang besar bila tuntutan itu dipenuhi, menjadikan perpustakaan tetap memberlakukan kebijakan lama mengenai notifikasi melalui SMS. Kekurangan yang lain adalah pengguna tidak bisa memesan buku, dikarenakan dalam sistem belum tersedia modul atau submenu untuk proses reservasi. Perlu diketahui peminjaman di perpustakaan ini lamanya hanya 3 hari dan maksimal peminjaman 2 buku, sehingga pengguna sering melakukan perpanjangan. Imbasnya adalah mahasiswa lain yang akan meminjam buku tersebut, karena sering tidak menemukan buku yang dicari dikarenakan buku sudah dipinjam.

Kelebihan Sistem Informasi SINTESIS adalah terintegrasinya sistem informasi di perpustakaan dengan sistem informasi akademik. Tentu saja hal ini memberikan kemudahan bagi para pengguna, karena dapat melakukan semua transaksi yang tersedia di fakultas melalui satu pintu tanpa harus login dimasing – masing sistem.

2.1.4        FIT secara Keseluruhan

Secara umum modul – modul yang ada di perpustakaan sudah relatif baik dan juga sudah sesuai dengan kebutuhan user. Semua sudah terintegrasi dalam suatu sistem yang bernama SINTESIS. Adapun kesalahan – kesalahan yang terjadi bukan semata-mata faktor system informasinya saja, akan tetapi yang sangat mempengaruhi adalah faktor Human-Error di perpustakaan.

Human/ User

Kesesuaian Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model digambarkan sebagai berikut:

      

Technology/Sistem Informasi

FIT

OrganisasiPerpust

 

Dari hasil pengamatan yang dilakukan, kesesuaian antara Human – Organization dapat dikatakan baik. Hal ini didapatkan dari hasil wawancara, tidak adanya keluhan dari Human terhadap Organization. Jika dilihat kesesuaian antara Organisasi dan Teknologi, secara umum teknologi dapat membantu kinerja organisasi, akan tetapi masih ada beberapa kekurangan, dan yang menjadi faktor kekurangannya itu pun bersumber dari organisasi. Selanjutnya hubungan antara Human dan Teknologi. Secara umum human sangat terbantu dengan adanya teknologi, namun tetap ada sedikit kekurangan. Sebenarnya hal ini dapat ditangani, hanya saja membutuhkan waktu dalam proses penanganannya. Kesesuaian antara komponen – komponen model HOT secara garis besar sudah sesuai, namun perlu perbaikan dan penyempurnaan lagi sehingga akan menambah kuantitas kesesuaian diantara komponen – komponen tersebut.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dari hasil pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi yang digunakan di FEB UGM adalah SINTESIS. SINTESIS (Sistem Informasi Terpadu Ekonomi dan Bisnis) merupakan software berbasis web base dengan bahasa pemrograman PHP, juga merupakan pengembangan dari SIPUS.

Untuk evaluasi SINTESIS menggunakan Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model, dapat diketahui kesesuaian dan keterhubungan sistem informasi tersebut digunakan di perpustakaan berdasarkan komponen - komponen yang terkait; Manusia (Human), Organisasi (Organization), Teknologi (Technology).

Disini memang tidak diungkapkan hasil evaluasi menggunakan metodologi kuantitatif, namun penjelesan yang disajikan berupa deskripsi yang ada dilapangan. Dari hasil wawancara dan pengamatan yang dilakukan, kesesuaian antara komponen manusia, organisasi, dan teknologi sebagaimana sudah dijelaskan di atas adalah sudah sesuai, namun perlu ada perbaikan dan penyempurnaan agar tingkat kesesuaian antara masing – masing komponen bernilai tinggi.

3.2 Saran

Pada software SINTESIS yang digunakan di FEB UGM perlu ditambahkan menu atau fitur untuk pemustaka yang memungkinkan membuat permintaan pengadaan bahan pustaka di perpustakaan, serta sistem pemberitahuan pada sintesis mengenai status bahan pustaka yang diinput di OPAC agar pemustaka dapat secara langsung mengetahui status buku yang dicari, apakah sudah dipinjam atau belum. Kendala, tambahan menu untuk reservasi belum ada, sehingga reservasi masih dilakukan secara manua;.

          Secara umum kesalahan – kesalahan terjadi bukan semata-mata factor system informasinya saja, akan tetapi yang sangat mempengaruhi adalah faktor Human-Error di perpustakaan. Oleh karena itu, Pustakawan harus lebih bisa meminimalisir kesalahan yang mungkin saja terjadi agar Manusia (Human), Organisasi (Organization) dan Teknologi (Technology) yang digunakan ada kesesuaian hubungan di antaranya sehingga dapat menciptakan penilaian yang baik oleh pengguna.

DAFTAR PUSTAKA

Eris L. 2006. “Model Evaluasi Sistem Informasi oleh Yusof M.M., Paul R. J., Stergioulas L. K. (2006) Towards a Framework for Health Information System Evaluation. Proceeding of the 39^th Hawaii International Conference on System Sciences, UK”. Dari http://simkesugm06.wordpress.com/2006/10/03/ model-evaluasi-sistem-informasi/ diakses pada tanggal 30 November 2012.

http://lib.feb.ugm.ac.id/, tanggal 30 November 2012.

Wawancara dengan narasumber pada tanggal 27 November 2012.